SUPPORT

Als PB Online Admin – Het user-account van de eerste gebruiker, de PB Online Admin, wordt aangemaakt wanneer het bedrijfsaccount wordt aangemaakt. De PB Online Admin voegt vervolgens alle andere gebruikers toe.

Als Beoordelaar – Beoordelaars ontvangen vanuit het systeem automatisch een email met inlog-instructies op het moment dat hun account door de PB Online Admin in het systeem is aangemaakt.

Als Medewerker – Medewerkers krijgen pas later een email met inlog-instructies. Dit gebeurt nadat het eerste gesprek heeft plaatsgevonden en de Beoordelaar hun formulier van het Planningsgesprek digitaal heeft ondertekend voor akkoord.

Als emails niet binnenkomen is het belangrijk om eerst in je SPAM folder te kijken. Als emails van PB Online in je spam-folder terechtkomen kun je de email slepen naar je inbox en het e-mailadres toevoegen aan je contacten zodat dat in de toekomst niet meer gebeurt.

Het kan ook zijn dat je bedrijf een hele strenge beveiliging heeft voor e-mailverkeer om spam buiten de deur te houden.

Als emails van PB Online niet bij je binnenkomen en ook niet in je SPAM folder staan kun je je IT afdeling vragen om:

• de website www.personeelsbeoordeling.com op de whitelist te zetten
• de email *@personeelsbeoordeling.com op de whitelist te zetten

Dit zal er in de meeste gevallen voor zorgen dat emails voortaan wel binnenkomen.

Google Authenticator is een tweestapsverificatie-app die extra beveiligingslaag biedt bij het inloggen op verschillende online accounts. PB Online gebruikt deze app voor de PB Online Admins en de Beoordelaars. De Medewerkers kunnen alleen hun eigen gegevens zien en loggen in met alleen een gebruikersnaam (email) en een wachtwoord.

Deze smartphone app moet je eerst downloaden:

• Android download link
• iOS Apple download link

Hoe werkt de Google Authenticator app:

1. Installatie: Download en installeer de Google Authenticator-app op je mobiele apparaat. De app is beschikbaar voor zowel iOS als Android.

2. Accountkoppeling: Ga naar de website of app van de service die je wilt beveiligen met Google Authenticator. Zoek naar de instellingen voor tweestapsverificatie of accountbeveiliging.

3. Scannen van QR-code: Open de Google Authenticator-app en volg de instructies om een nieuw account toe te voegen. Je kunt de QR-code scannen die wordt getoond op het scherm van PB Online of handmatig de geheime sleutel invoeren.

4. Authenticatiecodes genereren: Nadat je het account hebt toegevoegd, genereert de Google Authenticator-app periodiek een unieke zescijferige code die elke 30 seconden verandert. Deze codes worden offline gegenereerd op je mobiele apparaat en zijn alleen geldig voor een korte tijd.

5. Verificatie: Bij het inloggen op de beveiligde service wordt je gevraagd om de zescijferige code in te voeren die op dat moment wordt weergegeven in de Google Authenticator-app.

6. Beveiliging: Aangezien de codes regelmatig veranderen en alleen op jouw apparaat worden gegenereerd, biedt Google Authenticator een extra beveiligingslaag. Zelfs als iemand jouw wachtwoord heeft, kan die persoon zonder de actuele verificatiecode niet inloggen op jouw account.

Als u steeds een foutmelding krijgt dat uw code vanuit de Google Authenticator onjuist is, zou het kunnen liggen aan de tijdsinstellingen op uw telefoon.

Volg de onderstaande instructies om er zeker van te zijn dat u de juiste tijd hebt in uw Authenticator-app.

iPhone

Reset op uw apparaat de tijdinstelling van uw apparaat door naar Instellingen > Algemeen > Datum en tijd te gaan en Automatisch instellen in te schakelen.

Als deze instelling al was ingeschakeld, schakelt u deze uit, wacht u een paar seconden en schakelt u de instelling opnieuw in.

U zou de verificatiecodes nu moeten kunnen gebruiken om u aan te melden.

Android

Ga op uw apparaat naar het hoofdmenu van de Authenticator-app, ga naar Instellingen > Tijdcorrectie voor codes en selecteer Nu synchroniseren.

U zou de verificatiecodes nu moeten kunnen gebruiken om u aan te melden.

Wanneer je je wachtwoord bent vergeten, kun je bij het inloggen klikken op ‘wachtwoord vergeten’ (blauwe letters).

Je kunt dan je e-mailadres invoeren waar je normaal mee inlogt en op dit mailadres ontvang je de instructies voor een nieuw wachtwoord. Wanneer dit nieuwe wachtwoord is ingevoerd, kun je hiermee voortaan inloggen.

Er zijn in PB Online 3 soorten gebruikers:

1. PB Online Admin
2. Beoordelaar
3. Medewerker

Medewerkers kunnen worden toegevoegd door ze handmatig toe te voegen, ofwel door een Excel-bestand te uploaden. De template hiervoor is te vinden in het systeem.

Het user-account van de eerste gebruiker, de PB Online Admin, wordt aangemaakt wanneer het bedrijfsaccount wordt aangemaakt. De PB Online Admin voegt vervolgens alle andere gebruikers toe. Beoordelaars ontvangen vanuit het systeem automatisch een email met inlog-instructies op het moment dat hun account door de PB Online Admin in het systeem is aangemaakt.

Medewerkers krijgen pas later een email met inlog-instructies. Dit gebeurt nadat het eerste gesprek heeft plaatsgevonden en de Beoordelaar hun formulier van het Planningsgesprek digitaal heeft ondertekend voor akkoord.

Soms veranderen medewerkers van functie. Dit kan zijn gedurende of aan het eind van een beoordelingsjaar.

Als een medewerker een andere beoordelaar krijgt, kan de PB Online Admin de medewerker in het medewerkersoverzicht eenvoudigweg koppelen aan de nieuwe Beoordelaar. De nieuwe Beoordelaar neemt de rol van Beoordelaar vanaf dat moment over en gaat verder waar de vorige Beoordelaar gebleven is. In het reeds aanwezige dossier van de medewerker verandert verder niets.

In PB Online wordt (net als bij de meeste beoordelingssystemen) gewerkt met 3 gesprekken per jaar:

1. Planningsgesprekken (aan het begin van het beoordelingsjaar)
2. Functioneringsgesprekken (halverwege het beoordelingsjaar)
3. Beoordelingsgesprekken (aan het eind van het beoordelingsjaar)

De meeste bedrijven kiezen voor een beoordelingscyclus die loopt van januari tot en met december.

Er zijn drie soorten gesprekken:

1. Planningsgesprekken (aan het begin van het beoordelingsjaar)
2. Functioneringsgesprekken (halverwege het beoordelingsjaar)
3. Beoordelingsgesprekken (aan het eind van het beoordelingsjaar)

De beoordelingscyclus (zie plaatje hieronder) wordt doorlopen van links naar rechts.

Medewerkers worden in PB Online beoordeeld op:

1. Competenties
2. Doelstellingen

De beoordelingscyclus start met het vaststellen van de competenties en de doelstellingen per medewerker voor dat beoordelingsjaar.

Competenties worden meestal vastgesteld door de PB Online Admin. Doelstellingen worden meestal vastgesteld door de Beoordelaar. Competenties en Doelstellingen zijn te vinden door op het grijze tandwiel te klikken.

Een belangrijke rol van de PB Online Admin is het voor iedereen vastleggen van de competenties in PB Online. Vaak worden daarbij enkele kerncompetenties gekozen die voor iedereen binnen de organisatie gelden. Aanvullend kunnen daarnaast per medewerker eventueel nog enkele functie-gerelateerde competenties worden gekozen.

Er zijn in PB Online zeven verschillende competentiecategorieën waaruit gekozen kan worden. Het vaststellen van de competenties gebeurt voor iedere medewerker bij het grijze tandwiel.

De voorbereiding van de gesprekken gebeurt in het systeem. Afhankelijk van het soort gesprek dat je als beoordelaar wilt voorbereiden, klik je op de P (voor een Planningsgesprek), de F (voor een functioneringsgesprek) of de B (voor een beoordelingsgesprek).

De beoordelingscyclus wordt daarbij altijd doorlopen van links naar rechts, dus:

Eerst de competenties en doelstellingen vastleggen bij het grijze tandwieltje en daarna: eerst P, dan F en tenslotte B.

De PB Online Admin (of bij sommige bedrijven de Beoordelaar) bepaalt welke competentiecategorieën relevant zijn voor de te beoordelen medewerker.

In het medewerkersoverzicht kan de PB Online Admin ofwel de Beoordelaar op het grijze tandwiel klikken achter de naam van een medewerker en de competenties aan- of uitschakelen door op de ‘ON/OFF’-knop te klikken.

Vergeet niet om op de OPSLAAN knop te klikken onderaan de pagina om de keuze vast te leggen.

De competentiecategorieën met alle competenties staan standaard in het systeem. Er kunnen door een bedrijf ook eigen competenties worden toegevoegd. De competenties worden dan toegevoegd als (competentie)doelstellingen onder de competenties bij het onderdeel doelstellingen.

Geadviseerd wordt om altijd nog even te controleren of de competentie die je wilt toevoegen als competentiedoelstelling toch niet al te vinden is (misschien in andere woorden) binnen de reeds in het systeem aanwezige competentiecategorieën.